Sở Tư pháp khẩn trương rà soát toàn bộ dữ liệu hộ tịch của Sở Tư pháp trên cơ sở Sổ đăng ký hộ tịch đang lưu trữ tại đơn vị; tổng hợp kết quả rà soát toàn bộ dữ liệu hộ tịch của Ủy ban nhân dân các xã, phường trên địa bàn tỉnh; nếu dữ liệu chuyển lên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử còn thiếu thì báo cáo, đề xuất Bộ Tư pháp kiểm tra thực hiện đồng bộ, bảo đảm dữ liệu được chuyển lên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử đầy đủ phục vụ việc kết nối, khai thác tra cứu giải quyết thủ tục hành chính (TTHC). Phối hợp, kịp thời xử lý các vướng mắc liên quan đến dữ liệu hộ tịch.  Phối hợp Sở Khoa học và Công nghệ kiểm tra rà soát, điều chỉnh giao diện, các mẫu điện tử tương tác đăng ký hộ tịch trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp tỉnh bảo đảm đúng, đủ theo quy định tại Thông tư số 03/2023/TT-BTP ngày 02/8/2023 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp và các quy định liên quan về khai thác, tích hợp dữ liệu tự động đối với các dữ liệu đã có trong các cơ sở dữ liệu trên hệ thống. Rà soát số lượng công chức làm công tác hộ tịch theo Công văn số 853/HCTP-HT ngày 10/7/2025 của Cục Hành chính tư pháp – Bộ Tư pháp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh và Bộ Tư pháp. Theo dõi, hướng dẫn Ủy ban nhân dân các xã, phường thực hiện các nội dung nêu tại phần II của Công văn số 5540/BTP-HCTP ngày 09/9/2025 của Bộ Tư pháp.

 Sở Khoa học và Công nghệ chủ trì phối hợp với Sở Tư pháp kiểm tra rà soát, điều chỉnh giao diện, các mẫu điện tử tương tác đăng ký hộ tịch trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp tỉnh bảo đảm đúng, đủ theo quy định tại Thông tư số 03/2023/TT-BTP ngày 02/8/2023 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp và các quy định có liên quan về khai thác, tích hợp dữ liệu tự động đối với các dữ liệu đã có trong các cơ sở dữ liệu trên hệ thống; bảo đảm kết nối ổn định thông suốt giữa Hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp tỉnh với Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp.  Rà soát, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh có phương án nâng cấp, trang bị máy tính, thiết bị, đường truyền phù hợp như khuyến nghị của Bộ Tư pháp tại Văn bản số 1993/BTP-HTQTCT ngày 19/4/2024.

Ủy ban nhân dân các xã, phường khẩn trương rà soát toàn bộ dữ liệu hộ tịch (kể cả dữ liệu số hóa và dữ liệu hộ tịch từ năm 2016 đến thời điểm sử dụng Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp) trên cơ sở Sổ đăng ký hộ tịch đang lưu trữ tại địa phương, bảo đảm dữ liệu được chuyển lên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử đầy đủ phục vụ việc kết nối, khai thác tra cứu giải quyết TTHC; chịu trách nhiệm trong trường hợp không có/thiếu dữ liệu phục vụ giải quyết TTHC. Kết quả rà soát dữ liệu hộ tịch gửi về Sở Tư pháp chậm nhất ngày 10/10/2025. Tiến hành rà soát, phối hợp với cơ quan công an cùng cấp xử lý dữ liệu kết hôn có sai lệch theo hướng dẫn tại Phụ lục kèm theo Quy trình số 1050/HTQTCT-QLHC ngày 09/11/2022 giữa Cục Hành chính tư pháp - Bộ Tư pháp với Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội - Bộ Công an. Sau đó tiến hành cập nhật kết quả trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử theo hướng dẫn, thời hạn hoàn thành chậm nhất ngày 31/10/2025. Bố trí công chức làm công tác hộ tịch bảo đảm tiêu chuẩn, trình độ theo đúng quy định của pháp luật hộ tịch. Chủ động trang bị máy tính, thiết bị, đường truyền phù hợp như khuyến nghị của Bộ Tư pháp tại Văn bản số 1993/BTP-HTQTCT ngày 19/4/2024.

Thủ trưởng các sở, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường chỉ đạo, quán triệt công chức tiếp nhận hồ sơ, công chức giải quyết TTHC chủ động tra cứu và sử dụng bản điện tử giấy tờ hộ tịch và các giấy tờ cá nhân khác, đặc biệt là giấy tờ đã hiển thị trên VNeID; nghiêm túc thực hiện việc kiểm tra đối chiếu, không yêu cầu nộp bản sao từ bản chính (có chứng thực), bản sao từ sổ gốc trong trường hợp pháp luật đã quy định cho phép người yêu cầu được sử dụng bản chụp kèm theo bản chính trong việc tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính. Tuyên truyền, phổ biến, quán triệt để các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân chỉ sử dụng bản sao (có chứng thực), bản sao từ sổ gốc trong hồ sơ, giấy tờ theo quy định của pháp luật, tránh trường hợp “lạm dụng” bản sao (có chứng thực), bản sao từ sổ gốc gây lãng phí và phiền hà cho người dân và doanh nghiệp./.