Đối với cơ quan, đơn vị tiếp nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo, Bộ phận Tiếp công dân thuộc các cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm tạo lập Hồ sơ vụ việc. Sau khi tham mưu ban hành Quyết định thụ lý và Quyết định giao nhiệm vụ thẩm tra, xác minh theo quy định của Luật Khiếu nại, Luật Tố cáo, Bộ phận Tiếp công dân quét các Quyết định này đính kèm vào Hồ sơ vụ việc và đưa lên Cổng thông tin điện tử tiếp công dân tỉnh Tây Ninh tại địa chỉ http://tiepdan.tayninh.gov.vn.
Đối với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, UBND các huyện, thành phố được UBND tỉnh, UBND các huyện, thành phố giao nhiệm vụ thẩm tra, xác minh các vụ việc khiếu nại, tố cáo căn cứ Hồ sơ vụ việc đã được Văn phòng UBND tỉnh, Văn phòng Hội đồng nhân dân - UBND các huyện, thành phố tạo lập tiếp tục bổ sung, cập nhật các văn bản liên quan đến nội dung vụ việc trong quá trình thẩm tra, xác minh vào Hồ sơ vụ việc (Quyết định phân công cán bộ thẩm tra, xác minh; Biên bản đối thoại; Biên bản làm việc; Báo cáo kết quả thẩm tra, xác minh; các văn bản khác có liên quan...). Khi có Báo cáo kết quả thẩm tra, xác minh vụ việc của các cơ quan chuyên môn trình UBND tỉnh, UBND các huyện, thành phố, Văn phòng UBND tỉnh, Văn phòng Hội đồng nhân dân - UBND các huyện, thành phố chịu trách nhiệm kết thúc xử lý hồ sơ vụ việc. Kết quả giải quyết phải được cập nhật lên Cổng thông tin điện tử tiếp công dân tỉnh Tây Ninh.
UBND tỉnh giao Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, trực tiếp quản lý toàn bộ hoạt động của Hệ thống. Các sở, ban, ngành tỉnh, UBND các huyện, thành phố, UBND các xã, phường, thị trấn phân công cán bộ chịu trách nhiệm quản lý và vận hành Hệ thống, theo dõi, đôn đốc việc vận hành, sử dụng và khai thác Hệ thống, phụ trách giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan.
TĐ