Quản lý, sử dụng chữ ký số chuyên dùng trong việc gửi, nhận và sử dụng văn bản điện tử của các cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh

​Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan tổ chức, cá nhân thuộc các cơ quan nhà nước bao gồm: UBND tỉnh, các cơ quan trực thuộc UBND tỉnh, các đơn vị sự nghiệp trực thuộc sở ngành tỉnh, UBND cấp huyện, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, UBND cấp xã. Việc ứng dụng chữ ký số để xác thực thông tin, chứng thực chữ ký số, bảo mật và an toàn thông tin trong việc gửi, nhận văn bản điện tử qua mạng giữa các cơ quan Nhà nước trong tỉnh; danh mục các loại văn bản phải sử dụng văn bản điện tử áp dụng chữ ký số chuyên dùng để gửi qua mạng, không gửi văn bản giấy. Khi đó, văn bản điện tử được ký số (gửi qua mạng không gửi văn bản giấy) có giá trị pháp lý ngang với văn bản có chữ ký tay và con dấu trên văn bản giấy.

Các loại văn bản được UBND tỉnh quy định gửi, nhận bằng văn bản điện tử áp dụng chữ ký số chuyên dùng và gửi qua mạng, không gửi văn bản giấy bao gồm  Công văn (trừ văn bản mật); Giấy mời họp, thư mời, giấy triệu tập họp (kèm tài liệu họp nếu có, trừ tài liệu chưa được công bố hoặc thuộc danh mục bí mật Nhà nước); Báo cáo tháng, quý, 06 tháng và các báo cáo theo yêu cầu (không thuộc danh mục bí mật Nhà nước); Văn bản gửi các cơ quan để biết, để phối hợp; văn bản gửi lãnh đạo để báo cáo (các văn bản gửi báo cáo lãnh đạo tại mục "Nơi nhận"); Công văn xin ý kiến góp ý (đính kèm văn bản dự thảo); Thông báo về ý kiến kết luận của lãnh đạo cơ quan, đơn vị, giới thiệu con dấu, chữ ký, trụ sở làm việc; Lịch công tác.

Ngoài ra, các văn bản quy định được ký số đưa lên Cổng/Trang thông tin điện tử thành viên bao gồm lịch công tác; Văn bản pháp quy, văn bản chỉ đạo, điều hành (trừ văn bản mật); Các thông tin quy định tại Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13/6/2011 của Chính phủ Quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên Trang thông tin điện tử hoặc Cổng thông tin điện tử của cơ quan Nhà nước.

Ngoài danh mục các loại văn bản áp dụng chữ ký số đã quy định, tùy theo yêu cầu, các cơ quan, đơn vị xem xét quy định thêm các loại văn bản khác để áp dụng chữ ký số, gửi qua mạng, không gửi văn bản giấy trong nội bộ của cơ quan, đơn vị mình.

Văn bản điện tử đã ký số phải được lưu trữ có tổ chức, khoa học đảm bảo cho việc tìm kiếm, tra cứu được dễ dàng và thuận tiện, đảm bảo về an toàn, an ninh. Việc khai thác sử dụng văn bản điện tử phải tuân thủ theo các quy định của Nhà nước và các hướng dẫn của Bộ Nội vụ và Bộ Thông tin và Truyền thông và quản lý, sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật theo chế độ quản lý bí mật Nhà nước ở cấp độ tối mật.

Thành Đặng