Kế hoạch phân công thực hiện công tác Tổ chức Vòng II (Bảng A) và vòng chung kết nữ, xếp hạng nam Giải Bóng chuyền vô địch quốc gia PV Gas năm 2017
Theo Kế hoạch, Tổ Thông tin, Tuyên truyền, Trang trí tham mưu, thiết kế, thẩm định các maket liên quan đến công tác thông tin, tuyên truyền, trang trí của giải. Phối hợp với các cơ quan, đơn vị thực hiện công tác thông tin, tuyên truyền và trang trí cho giải đấu thông qua hệ thống tin nhắn của các nhà mạng, qua đài phát thanh - truyền hình, đài truyền thanh, báo chí, các pano, băng rôn, phướn, Loa di động; thực hiện Trailer quảng bá, giới thiệu về giải đấu trên Đài Phát thanh - Truyền hình tỉnh... Công tác thông tin, tuyên truyền cho giải phải được thực hiện trước ngày 15/11/2017 và xuyên suốt giải đấu trên báo, đài PT&TH tỉnh. Thực hiện các pano, treo băng rôn, phướn tại khu vực thi đấu, nhà tập của các VĐV và trên các trục đường chính của tỉnh, tại các Phòng Văn hóa và Thông tin, Trung tâm Văn hóa - Thể thao huyện, thành phố trước ngày 25/11/2017. Đảm bảo mạng internet có phủ sóng Wifi, đường truyền thông tin liên lạc thông suốt quá trình diễn ra giải. Phối hợp với Liên đoàn Bóng chuyền và nhà tài trợ thiết kế, thẩm định các maket liên quan đến giải đấu; bố trí các tuyến đường, các khu vực thực hiện pano, phướn, băng rôn tuyên truyền cho giải. Xây dựng chương trình khai mạc, bế mạc; chuẩn bị tiết mục văn nghệ cho chương trình khai mạc và bế mạc giải.
Bố trí một tiết mục văn nghệ chào mừng, diễn tại buổi lễ khai mạc và bế mạc giải. Bố trí trưng bày, triển lãm hình ảnh về quê hương, con người Tây Ninh: di tích, di sản văn hóa, du lịch, kinh tế, hoạt động TDTT và kỷ niệm ngày thành lập Quân đội Nhân dân Việt Nam
Tổ Chuyên môn, cơ sở vật chất - kỹ thuật xây dựng dự trù kinh phí giải, tổng hợp kinh phí của các đơn vị liên quan trình Lãnh đạo Sở VHTTDL. Tận dụng cơ sở vật chất sẵn có của nhà thi đấu, bổ sung các trang thiết bị cần thiết phục vụ cho giải: bảng điểm điện tử, âm thanh, ánh sáng, máy điều hòa nhiệt độ, quạt, bàn, ghế, bảng lật điểm, phòng chức năng, phòng báo chí...Đảm bảo lưới điện 24/24 giờ và an toàn về điện tại nơi các Đội bóng tập luyện và thi đấu; có phương án dự phòng (máy phát điện dự phòng) đảm bảo nguền điện phục vụ giải. Thuê 01 bộ thảm thi đấu, lưới, cột lưới để tổ chức giải; giới thiệu, liên hệ nhà tập phụ cho các đoàn vận động viên thuê để tập luyện. Tham mưu phương án phát hành vé bán cho khán giả xem thi đấu giải; phối hợp với Phòng Kế hoạch - Tài chính Sở tổ chức bán vé cho khán giả đến xem thi đấu. Bố trí lực lượng soát vé tại các cổng vào của Nhà thi đấu (các cổng quy định cho khán giả vào xem các trận đấu). Bố trí lực lượng cầm bảng tên các đội bóng và trọng tài tại Lễ khai mạc, Bế mạc. Bố trí 01 đội hoạt náo viên, cổ động cho 04 trận đấu truyền hình trực tiếp của vòng chung kết nữ, xếp hạng nam. Huy động 20 cổ động viên thực hiện công tác cổ động cho các trận đấu của giải (bao gồm tập luyện và dụng cụ cổ động: trống, bóng nhựa...) Bố trí lực lượng nhặt bóng, lau sàn; cử viên chức, huấn luyện viên tham gia công tác chuyên môn, trọng tài của giải. Sắp xếp lịch tập luyện tại Nhà thi đấu tỉnh, liên hệ Nhà tập của Trường Cao đẳng nghề cho các đội bóng trước và trong thời gian tổ chức giải, tổ chức tập huấn cho bộ phận chuyên môn địa phương, các bộ phận phục vụ, đảm bảo chuyên môn theo yêu cầu của BTC (phối hợp với Liên đoàn Bóng chuyền Việt Nam). Phối hợp với hợp với Văn phòng Sở và Phòng Khoa giáo - Văn xã thuộc VP UBND tỉnh tham mưu thành phần đại biểu khách mời dự Lễ khai mạc, bế mạc và tiệc chiêu đãi. Chuẩn bị các điều kiện chuyên môn khác theo yêu cầu của BTC.
Tổ Lễ tân, Hậu cần, An ninh, Y tế phối hợp với Liên đoàn Bóng chuyền Việt Nam và nhà tài trợ bố trí chỗ ăn, nghỉ cho BTC giải TW, giám sát, trọng tài; sắp xếp chỗ nghỉ cho đại biểu khách mời ngoài tỉnh khi có yêu cầu. Bố trí thành viên đón và hướng dẫn chỗ ăn, nghỉ cho các đoàn vận động viên. Hướng dẫn cho các đoàn thăm quan danh lam thắng cảnh của tỉnh khi có yêu cầu. Tham mưu thành phần đại biểu, khách mời và phát hành thư mời dự Lễ khai mạc, bế mạc giải và dùng cơm thân mật. Bố trí lực lượng thực hiện công tác lễ tân, hậu cần, phục vụ nước uống, ăn nhẹ cho BTC, giám sát, trọng tài của giải; phục vụ nghi thức khai mạc, bế mạc, trao giải thưởng (bưng bê hoa, cờ, quà,...); chuẩn bị quà lưu niệm của địa phương tặng các đội tham dự giải và Ban tổ chức giải TW. Bố trí nhân viên phục vụ tại nhà thi đấu, nhà tập trong suốt quá trình tổ chức giải: bảo vệ, vệ sỹ, vệ sinh, phục vụ nước uống. Chuẩn bị tiệc chiêu đãi BTC giải TW, BTC địa phương, đại biểu, khách mời, giám sát, trọng tài và các đội tham dự. Bố trí xe đưa rước lãnh đạo Tổng cục TDTT, Liên đoàn Bóng chuyền Việt Nam tại Sân bay Tân Sơn Nhất về Tây Ninh và ngược lại; xe đưa rước giám sát, trọng tài trong thời gian điều hành giải tại Tây Ninh. Bố trí cán bộ, y-bác sỹ, 01 xe cứu thương cùng cơ số thuốc trực tại địa điểm thi đấu trong suốt thời gian diễn ra các trận đấu và lễ khai mạc, bế mạc giải (tổ thường trực y tế có mặt trước trận đấu 40 phút để làm nhiệm vụ). Bệnh viện Đa khoa tỉnh cấp cứu kịp thời khi có các vận động viên, BTC, trọng tài bị chấn thương, đau ốm đột xuất. Kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm tại buổi tiệc do BTC địa phương mời và tại các điểm tập trung ăn, uống của các Đoàn VĐV trong suốt quá trình tổ chức giải. Xây dựng Kế hoạch bảo đảm an ninh, trật tự cho giải đấu. Tăng cường công tác an ninh trên địa bàn thành phố Tây Ninh trong suốt quá trình diễn ra giải đấu
Tổ Vận động tài trợ - quảng cáo tham mưu công tác vận động tài trợ cho giải. Bố trí các gian hàng cho doanh nghiệp bán các sản phẩm tiêu biểu của tỉnh và thức ăn nhẹ, nước uống phục vụ khán giả. Phối hợp với Liên đoàn Bóng chuyền và nhà tài trợ thiết kế, bố trí, đặt các bảng quảng cáo cho phù hợp, khoa học và theo quy định của Bản Hợp đồng tổ chức giải.
