Liên thông văn bản - giải pháp đẩy mạnh sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động cơ quan nhà nước

Văn thư thực hiện thao tác liên thông văn bản qua hệ thống phần mềm văn phòng điện tử

Việc sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động cơ quan nhà nước luôn được Thủ tướng Chính phủ quan tâm, chỉ đạo sử dụng nhằm thay thế văn bản giấy. Từ sau Nghị định số 64/2007/NĐ-CP, ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng CNTT trong hoạt động cơ quan nhà nước giai đoạn 2011-2015, gần đây là thực hiện Chỉ thị 15/CT-TTg năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động cơ quan nhà nước, chuyển phương thức làm việc chủ yếu dựa trên giấy sang làm việc qua mạng với văn bản điện tử đã khẳng định sử dụng văn bản điện tử là xu hướng tất yếu của các cơ quan nhà nước, đó là một trong những giải pháp nhằm thực hiện hiệu quả công tác cải cách hành chính.

Thực hiện chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, nhằm tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Tây Ninh, năm 2013, Chủ tịch UBND tỉnh ban hành Chỉ thị số 03/CT-UBND chỉ đạo tăng cường sử dụng văn bản điện tử, khắc phục trì trệ trong công tác quản lý, rút ngắn thời gian xử lý công việc, cải thiện phong cách, hiệu quả phục vụ của cơ quan quản lý nhà nước; tạo môi trường làm việc minh bạch, thông thoáng, hiện đại, chuyển từ phương thức làm việc chủ yếu dựa trên giấy sang phương thức làm việc qua mạng với văn bản điện tử thông thường. Cụ thể chú trọng khai thác, sử dụng các hệ thống thông tin đã triển khai để trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan, địa phương trên địa bàn tỉnh gồm thư điện tử, văn phòng điện tử, họp không giấy, một cửa điện tử, phần mềm quản lý khiếu nại tố cáo, công báo điện tử, công văn sao gửi điện tử,...

Từ sau các hệ thống thông tin đã triển khai và kết quả các ứng dụng mang lại, có thể khẳng định rằng việc sử dụng văn phòng điện tử và thực hiện liên thông các văn bản qua hệ thống này là một giải pháp hữu hiệu, đảm bảo và đẩy mạnh việc sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động cơ quan nhà nước.

Hiện nay, phần mềm văn phòng điện tử đã được triển khai 100% cơ quan chuyên môn cấp tỉnh và 100% UBND huyện/thành phố và đang mở rộng triển khai đến cấp xã, được triển khai thí điểm liên thông văn bản điện tử từ tháng 3/2014. Thống kê đến đầu năm 2015, hệ thống liên thông văn bản điện tử của Tây Ninh đã liên thông trên 50.000 văn bản; hầu hết các văn bản khi phát hành giữa các cơ quan trong hệ thống đều gửi trực tiếp qua mạng máy tính, các cơ quan thực hiện việc tiếp nhận và xử lý văn bản điện tử như văn bản giấy; Tốc độ gửi nhận các văn bản đảm bảo tức thời, thông tin đến đúng địa chỉ.

Trong quá trình triển khai liên thông văn bản điện tử tại các cơ quan nhà nước trong tỉnh vẫn còn một số hạn chế, cụ thể tại một số đơn vị chưa khai thác triệt để tiện ích của phần mềm, hạ tầng kỹ thuật chưa ổn định nên đôi lúc còn gặp khó khăn trong việc liên thông văn bản.

Để triển khai và ứng dụng liên thông văn bản điện tử tại các cơ quan nhà nước trong tỉnh thực sự hiệu quả, đạt mục tiêu đề ra trong công tác cải cách của từng đơn vị, địa phương và góp phần thực hiện thành công mục tiêu cải cách hành chính của tỉnh, lãnh đạo các đơn vị phải thật sự quan tâm đến ứng dụng công nghệ thông tin tại đơn vị, bổ sung hạ tầng công nghệ thông tin, thường xuyên kiểm tra đôn đốc nhắc nhở cán bộ công chức sử dụng, xử lý văn bản đi và đến thông qua hệ thống, đặc biệt lãnh đạo đơn vị phải là người tiên phong, gương mẫu trong việc ứng dụng các hệ thống thông tin đã triển khai. Đơn vị chịu trách nhiệm quản lý hệ thống phải thường xuyên kiểm tra kỹ thuật, đảm bảo chức năng liên thông hệ thống hoạt động luôn ổn định; nghiên cứu và phát triển thêm tính năng, tiện ích cho hệ thống nhằm đáp ứng nhu cầu liên thông văn bản điện tử của tỉnh.

Mộng Tâm