Cán bộ công chức phải xin lỗi người dân khi giải quyết hồ sơ trễ hạn
Yêu cầu bổ sung hồ sơ chỉ được thực hiện không quá 1 lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ (Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả phường Hiệp Ninh – Tp.Tây Ninh)
Thông thường, quy trình thực hiện cơ chế một cửa là Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tiếp nhận hồ sơ hành chính của tổ chức, cá nhân, sau đó chuyển cho bộ phận chuyên môn giải quyết. Đến ngày hẹn trả kết quả thì cá nhân, tổ chức đến nhận tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (các trường hợp đăng ký nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính thì không phải đến nhận).
Theo Quyết định số 09, trường hợp hồ sơ đã đến ngày hẹn trả kết quả mà bộ phận chuyên môn chưa giải quyết xong thì bộ phận chuyên môn phải giải trình cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Sau đó, cơ quan, đơn vị phải thông báo thời hạn trả kết quả lần sau và kèm theo văn bản xin lỗi làm quá hạn giải quyết cho các cá nhân, tổ chức, trong đó ghi rõ lý do quá hạn và thời hạn trả kết quả giải quyết.
Khi tiếp nhận hồ sơ, công chức ở Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ kỹ càng và hướng dẫn người dân bổ sung đầy đủ các loại giấy tờ. Trường hợp khi đã nhận hồ sơ mà trong quá trình giải quyết hồ sơ chưa đảm bảo theo yêu cầu thì phải liên hệ với cá nhân, tổ chức để yêu cầu bổ sung hồ sơ.
Tuy nhiên, yêu cầu bổ sung hồ sơ chỉ được thực hiện không quá 1 lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ tại cơ quan, đơn vị. Nếu hồ sơ bị thiếu do lỗi của công chức khi tiếp nhận hồ sơ thì Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cũng phải có văn bản xin lỗi cá nhân, tổ chức.
Quy định này của Thủ tướng Chính phủ với mục tiêu thay đổi nhận thức, thái độ phục vụ của đội ngũ cán bộ, công chức, để cán bộ, công chức có trách nhiệm đối với công việc mình đang làm, góp phần đem lại sự hài lòng cao cho người dân khi giải quyết các thủ tục hành chính tại các cơ quan hành chính.
Thực tế hiện nay, ở các cơ quan, đơn vị vẫn còn tình trạng giải quyết hồ sơ trễ hạn. Sự né tránh trách nhiệm giữa các cá nhân hoặc giữa các cơ quan, đơn vị cũng còn xảy ra. Có một số trường hợp khi làm sai lại không dám nhận trách nhiệm mà quay ra đỗ lỗi cho người này, người kia.
Theo Sở Nội vụ, trong 6 tháng đầu năm 2015, số hồ sơ trễ hạn tại các cơ quan, đơn vị trong tỉnh là 1.013 hồ sơ, chiếm tỷ lệ 0,2% so với tổng số hồ sơ đã tiếp nhận.
Cũng theo đánh giá của Sở này, hiện nay việc giải quyết các TTHC tại các cơ quan, đơn vị trong tỉnh vẫn còn tình trạng đùn đẩy trách nhiệm. Một số cán bộ, công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả còn hạn chế về năng lực, khi tiếp nhận hồ sơ và giải thích cho người dân chưa rõ ràng, đầy đủ khiến người dân phải đi lại nhiều lần để bổ sung hồ sơ.
Nếu tình trạng này không được chấn chỉnh thì nó cứ thế tiếp diễn, người dân sẽ càng bức xúc và mất đi niềm tin ở nơi công quyền.
Tạo thói quen xin lỗi người dân khi cán bộ, công chức có sai sót, giải quyết hồ sơ trễ hẹn do lỗi chủ quan của cán bộ, công chức là một việc nên làm. Bởi lẽ, có sai, có xin lỗi thì mới có sửa chữa, khắc phục.
Tuy nhiên, việc xin lỗi này không nên mang tính hình thức, xin lỗi phải gắn với trách nhiệm, phải xuất phát từ đáy lòng, từ cái tâm của người công chức tận tụy, hết lòng phục vụ nhân dân. Với người dân, họ cần một lời cam kết giải quyết đúng hẹn hơn là một lời xin lỗi sáo rỗng, không thành ý.
Xin lỗi người dân khi để hồ sơ quá hạn giải quyết là một nội dung được Sở Nội vụ đưa vào bản dự thảo Quy định về tổ chức và hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của các cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp công lập trên địa bàn tỉnh Tây Ninh. Hiện Sở Nội vụ đang lấy ý kiến của các cấp, các ngành để hoàn thiện dự thảo và trình UBND tỉnh ban hành trong thời gian tới.
Trong giao dịch hành chính, người dân cũng như những khách hàng, họ cũng cần chữ tín, cần sự tôn trọng. Hy vọng khi đi vào thực hiện quy định này sẽ làm thay đổi ý thức, trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong việc tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả thủ tục hành chính, góp phần nâng cao chất lượng phục vụ của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.
Doãn Phượng
