Triển khai Quyết định số 458/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”

Theo đó, mục đích của kế hoạch quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh; Góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước; tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử. Xây dựng hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin, đảm bảo các điều kiện về trang thiết bị để triển khai đồng bộ tại các cơ quan, tổ chức; Hoàn thiện việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; đáp ứng đầy đủ các quy trình và kỹ thuật về quản lý văn bản điện tử, lập và quản lý hồ sơ điện tử và các dữ liệu đặc tả văn bản, hồ sơ trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch phải đảm bảo chặt chẽ, tiết kiệm, tận dụng tối đa cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị hiện có.

Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu tại các cơ quan Nhà nước được tạo lập dạng điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và được lưu trữ điện tử bằng phần mềm đáp ứng đầy đủ các tính năng, kỹ thuật. Bảo đảm tối thiểu 90% Lưu trữ cơ quan thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác). Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn hình thành trong các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu được trích xuất chuyển giao vào Lưu trữ lịch sử tỉnh trong thời hạn 03 năm kể từ khi tài liệu được tạo lập (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác).

Số hóa tối thiểu 30% tài liệu lưu trữ giấy đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và những tài liệu lưu trữ các cơ quan sẽ nộp về Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh trong thời gian từ nay đến năm 2025 nhằm đáp ứng yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến ở mức độ 4. Bảo đảm 80% tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục hạn chế sử dụng tại Lưu trữ lịch sử tỉnh được xây dựng dữ liệu đặc tả và được tổ chức sử dụng trên môi trường mạng. Bảo đảm tối thiểu 50% tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh đảm bảo được tích hợp vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu thuộc Phông Lưu trữ nhà nước.

Kế hoạch cũng đã yêu cầu thủ trưởng các sở, ban ngành và Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố xây dựng Kế hoạch tổ chức thực hiện tại cơ quan, đơn vị, địa phương phù hợp với tình hình thực tế; rà soát, nâng cấp hệ thống và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu quản lý tài liệu điện tử, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan; tổ chức khảo sát, lập kinh phí chỉnh lý tài liệu lưu trữ giấy tồn đọng của cơ quan và các đơn vị thuộc phạm vi quản lý để đáp ứng yêu cầu xây dựng cơ sở dữ liệu và từng bước số hoá nhằm thực hiện quy trình khai thác, sử dụng và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo đúng Quyết định số 458/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ đề ra.

KH